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契約書の調印

契約書の調印にあたっては、以下のような点に注意する必要があります。

契約書の調印(契約締結)などにあたっての注意点

1.契約書の内容を再確認すること。

2.契約は、書面にしなくても、口頭の合意で成立することを原則とするから、当初から契約書を作成することが予定されている時は、あらかじめ相手方に契約書の調印をもって契約が成立する旨を伝えておくほうがよいでしょう。交渉の結果まとまらないこともあり、トラブルの原因となることがあるためです。

3.契約交渉中に、契約成立を前提として、事実行為を先行させることがありますが、これはなるべく避けるべきです。契約が締結されなかった場合でも、交渉当事者の責に帰すべき事由がある場合には、相手方が契約が成立するものと信じてなした準備行為により被った損害の賠償をさせられることがあるからです。

4.契約の内容によっては、株主総会の決議や取締役会の決議が必要なものがありますので、注意が必要です。

5.複雑な契約の場合、交渉に長時間かかったり、いくつもの段階(合意)を経なければならないことがありますが、このような場合は、交渉ごとに経過書を作成したり互いに合意書を交わす(例えば、基本合意書、仮契約書など)ことがあります。これらは、後々の契約事項の解釈に役立ちますので、契約書とともに保管しておくとよいでしょう。

協定書・覚書・念書との違い

協定書や覚書の場合、多少示談書的な感じで作られたり、契約書はあくまで基本的な事項のみ定めた上でその細目を協定書とか覚書という形にすることが多いですが、あくまでネーミングの問題ですからそれほど気にする必要はないでしょう。

覚書は、後日契約内容を変更したり補充したりする場合に作られることもあります。更に念書は、一方が他方に義務を負う場合に差し入れることが多いですが、当事者の立場に優劣がある場合には、双方が義務を負う場合でも優位する側に差し入れることもあります。

契約書の保管期間

契約書の調印が済んだら、契約書のコピーを関係部署に配付して、契約内容に従った履行の準備を行います。

契約書の原本は契約書の成立並びにその内容を立証する重要な文書ですので、それなりの保管場所を決めるとともに、契約書を保管する課(主管課)を決め、管理上の責任と所在を明確にしておくことが大切です。

債権が消滅する時効期間は10年ですので、契約書の契約期間が終了したとしても、契約書を10年程度は保管しておいたほうがよいでしょう。契約期間が経過しても裁判など紛争が起きないということではないためです。例え契約期間・取引が終了しても、契約書を破棄してしまうことは避けた方が無難です。

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